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Mitarbeiter/Firma

Papierloses Büro

Für Firma F. haben wir einen kleinen Nebenbeiauftrag erledigt. Konkret ging es um eine Beratungsleistung, die per Telefon und Mail erfolgte. Nachdem das alles erledigt war, habe ich dem Unternehmen eine Rechnung geschickt.
Ordentliches Word-Dokument mit Briefkopf und allem Drum und Dran in PDF umgewandelt und als E-Mail-Anhang abgeschickt.

Ruft mich der Marketing-Mann an und sagt, er müsse die Rechnung unbedingt auf Papier haben, sonst würden die zwei Damen in der Buchhaltung die nicht anerkennen.

Klar, sage ich, das könne er gerne haben, aber im Grunde sieht die Rechnung dann keinen Deut anders aus, als wenn er jetzt eben das PDF-Dokument kurz bei sich ausdrucken würde.

Ja, das wäre ja dann nur ein Laserdruck, das gehe ja mal gar nicht, meint er.

Bei uns seien das aber auch nur Laserausdrucke, es gibt da wirklich keinen Unterschied.

Ja, aber wenn wir das mit der Post schicken, dann hätte die Rechnung zwei Knicke und dann wirke sie doch um einiges authentischer.

Die könne er sich doch eben mal fix selbst da reinknicken, meine ich und er kommt ins Grübeln. Darüber müsse er mal nachdenken und würde mich deshalb später nochmal anrufen.

So, er habe jetzt mit den Damen aus der Buchhaltung gesprochen. Das sei nämlich so, daß das Finanzamt die Rechnungen per Mail nicht anerkenne und deshalb müsse ich die bei mir ausdrucken, knicken, eintüten, frankieren und hinschicken.

Klar, sage ich ihm, das würde ich ja auch so machen, obwohl es ja Quatsch ist, denn er könne die ja eben auch selbst ausdrucken und knicken und den Damen einfach in den Eingangskorb legen.

Neeee, aber so geht das ja gar nicht! Der Weg ist so, daß alle Rechnungen bei den Damen eingehen und die dann die Rechnungen an die einzelnen Abteilungsleiter, also auch an ihn, zurückgeben, damit diese dann ihren Stempel und ihre Unterschrift draufmachen, damit die Damen in der Buchhaltung wissen, daß das in Ordnung geht und bezahlt werden kann.

Ja, meine Güte! Dann möge er doch nach dem Ausdrucken und knicken gleich seinen Stempel und die Unterschrift draufmachen.

Neeee, auch das gehe nunmal gar nicht, denn die Damen machen vorher unten immer so eine Vorgangsnummer drauf und die fehle ja dann.
Und überhaupt hätte die gesagt, daß das Internet ganz unsicher sei und wer seine Rechnungen als Mailanhang sende, der sei vermutlich auch halbseiden.

Gut, sage ich, ich würde ihn ja heute auf einer bestimmten Veranstaltung sehen, dann könne ich ihm die Rechnung ja auch eben in die Hand drücken.

Ja, das geht natürlich, meint er.

Ach? Und wie ist dann der Ablauf?

Ja klar, dann gebe er die Rechnung bei der Poststelle ab und die leitet die an die Damen weiter, die machen ihre Vorgangsnummer drauf, geben die Rechnung an ihn zum unterschreiben und abstempeln und dann geht sie wieder zurück zur Buchhaltung.

Gut, dann drucken Sie jetzt meinen Mailanhang aus, knicken ihn brav zweimal und geben Sie die Rechnung auch einfach unten bei der Poststelle ab.

Das gehe jetzt nicht, der Mann von der Poststelle habe schon Feierabend und komme erst am Montag wieder.

Hmmm, wie er das denn gemacht hätte, wenn ich ihm die Rechnung auf der Veranstaltung in die Hand gedrückt hätte.

Ja dann würde er die Rechnung am Montag bei der Poststelle abgeben.

Dann machen Sie das doch mit meiner ausgedruckten und zweimal geknickten Rechnung auch so.

Ach ja, das könne er machen, stimmt ja.

Mitarbeiter / Firma

Hier erzähle ich Geschichten aus meinem Bestattungshaus und insbesondere über meine fabelhaften Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter.

Die Namen sind verändert. Manchmal wurde auch mehrere Personen zu einer Erzählfigur zusammengefasst.

Lesezeit ca.: 4 Minuten | Tippfehler melden | © Revision: 19. Juni 2012 | Peter Wilhelm 19. Juni 2012

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49 Kommentare
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Salat
13 Jahre zuvor

Oh Herr, schmeiß Hirn vom Himmel. Das erinnert mich an die Diskussion mit irgendeiner Stelle, der ich was faxen sollte. Da ich kein Fax besitze, bot ich an, das fragliche Dokument zu fotografieren und per Mail als Anhang zu schicken, das könnten sie dann ja ausdrucken.
NEIIIIN! Unbedingt bräuchten sie das als Fax.
Nun könnte man argumentieren, daß das Fax eben nen Sendereport erstellt, und daher größere Sicherheit herrscht.
Aber zu behaupten, das ginge nicht, weil: es sähe anders aus, ist doch Bullshit.

Salat

Kirstin
13 Jahre zuvor

Also manchen Menschen muss man noch das Leben erklären. 🙂

Matthias
13 Jahre zuvor

Guten Morgen Tom,

es gibt tatsächlich Probleme mit dem FA, wenn die per PDF geschickten Rechnungen nicht digital signiert sind. Ich wurde von einem Kunden darauf hingewiesen (und hab unter anderem auch das Schreiben vom FA diesbezüglich gelesen) und mit der Bitte konfrontiert, meine Rechnungen immer auch als analoge, handunterschriebene „Kopie“ auf postalischem Wege zu versenden.

Aber einfach die Rechnung knicken, damit die Buchhaltung die Rechnungen anerkennt, ist schon eine schwierige Aufgabe 😀

DigiTalk
13 Jahre zuvor

Ja, so einen Kunden habe ich auch.
Und sämtliches Diskutieren hat gar nichts gebracht.
Das Finanzamt will das so, also muss das so. Egal, obs gleich aussieht oder nicht.
Ich frage mich, wie solche Firmen das mit den bei vielen Unternehmen üblichen Online-Rechnungen machen (Online-Druckereien, Webhoster etc. Selbst die Telekom verschickt nur noch mit Aufpreis per Post).
Da die Firma hier um die Ecke ist, werfe ich meinen Ausdruck einfach in deren Briefkasten. Unfrankiert, versteht sich.
Das klappt dann einwandfrei…

Silke
13 Jahre zuvor

Meine Bank hat mir geschrieben. Ich hatte Kontoauszüge abbestellt und drucke seit Jahren am Monatsende die Umsätze auf meinem Konto als Liste aus und lege sie ab, FALLS alle Datensicherungen fehlschlagen und das Finanzamt mal was sehen möchte. Saubere Sache, Vorder- und Rückseite. Aufgrund eines Gesetzes Paragraph hastenichgesehen sei dies nun nicht mehr zulässig und sie müssten mir wieder Kontoauszugdrucke schicken. So mit Deckblatt und Abschlussblatt und Entschuldigungsblatt wegen mehrerer Sendungen an einem Tag.

13 Jahre zuvor

Es ist zwar im Prinzip hahnebüchener Blödsinn, dass das FA unsignierte PDFs nicht als ordnungsgemäße Rechnung anerkennt, ist aber eben leider trotzdem so. Und wenn es hart auf hart kommt, darf der Empfänger seinen gesamten Vorsteuerabzug zurückzahlen.

Als Argument dient, dass der Rechnungsempfänger, ja das PDF verändern könnte. Es dürfte aber letztendlich auch kein Problem sein, eine Papierrechnung zu fälschen.

Nun gut, also signiere ich eben die Rechnungen, die ich als PDF verschicke, sozusagen zu meiner eigenen Sicherheit.

Robbi
13 Jahre zuvor

Wie weltfremd das FA in manchen Beziehungen ist, durfte ich vor 4 Jahren erleben, als meine Mutter starb. Nach ihrem Tod beantragte ich eine Steuerrückerstattung für sie, worauf mir das FA eine Kurzmitteilung schickte, ich soll bitte den Nachweis erbringen, daß ich der einzige Nachkomme wäre. Auf meine Rückfrage per Email, welchen Nachweis sie bräuchten, bekam ich eine Woche später die Antwort – in Form einer Kurzmitteilung per Post. Einen Auszug aus dem Stammbuch bräuchten sie, hier reichte dann allerdings wieder eine Email mit einem Scan im Anhang.
Um ihr Erspartes auf mich zu übertragen, reichte der Bank übrigens das beglaubigte Testament und eine Kopie der Sterbeurkunde.
Der Betrag, den ich vom FA zu bekommen hatte, lag übrigens noch im 2-stelligen Bereich.

Sonne
13 Jahre zuvor

Ich dachte immer, daß man PDF Dokumente als Empfänger nicht mehr verändern/bearbeiten könne ?!
Nunja, die Geschichte ist sehr erstaunlich, zeigt sie doch mal wieder, wie kleinkariert so manches ist ^^

turtle of doom
13 Jahre zuvor

Ok, dann muss ich hiermit auch meine Kommentare signieren. Wohl bekomms.

04c4381643292cdfacadd93fcb7bc4f8563cd86a

Mist, meine Signatur vergessen, die ich ja auch digital signieren muss, sonst zählt das ja nix und Tom wird eingebuchtet vom Kommentarverwaltungsamt:

Törtl of Dumm

aa58b8da90cbc0fc94def1753c9aab6de3aa5854

*schweissabstreich*

Ob ich wohl wieder hier schreibe? Egal, ich brauch jetzt ein Frühbier. Budejovice Budvar.

kiesel
13 Jahre zuvor

Lieber Tom,

natürlich sähe die ausgedruckte Rechnung so oder so gleich aus.

Wenn aber das Finanzamt bei Dir mal eine Betriebsprüfung macht und feststellt, dass Du unsignierte PDF-Rechnungen per Email verschickst, dann macht es üblicherweise an die Finanzämter der Rechnungsempfänger Kontrollmitteilungen.

Dort wird dann die abgezogene Vorsteuer, also 19% des Nettorechnungsbetrages nacherhoben. Das ist viel Geld.

Und genau das Risiko will diese Firma nicht enigehen.

Der Anspruch ergibt sich aus §14 UStG.

Buchhalter
13 Jahre zuvor

Die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der Finanzverwaltung können nichts für die Gesetze, sie müssen sie nur anwenden. Wenn geschimpft wird, bitte über den Gesetzgeber.
Wer nachlesen möchte, wird bei Google unter dem Stichwort Signaturgesetz schnell fündig.
Grundsätzlich gehört auf eine Rechnung keine Unterschrift, für wenige Berufsgruppen gibt es Ausnahmen.

13 Jahre zuvor

Rechnung kommt per PDF. Unsere Buchhaltung: „Kann ich nicht buchen, ist keine Unterschrift drauf.“

Ich: „Brauchma nich, is Mailanhang.“

Buchhaltung: „Brauch Unterschrift, sonst nix buchen.“

Ich Rechnung zurückbekommen, druntergeschrieben: „Unterschrift“

Wurde anstandslos gebucht. Von derselben Bucherin!!!!!!!

Behördenwahnsinn live. *g*

13 Jahre zuvor

@DigiTalk „Ich frage mich, wie solche Firmen das mit den bei vielen Unternehmen üblichen Online-Rechnungen machen (Online-Druckereien, Webhoster etc. Selbst die Telekom verschickt nur noch mit Aufpreis per Post).“ DIese Rechnungen sind sämtlich digital signiert, sofern sie an Geschäftskunden versendet werden, weshalb sie eben FA-technisch auch ordentliche Rechnungen darstellen und zum Vorsteuerabzug berechtigen. Das ist zwar wei gesagt Blödsinn und kann auch einfach umgangen werden aber eben doch traurige Realität. Wenn zwischen Rechnungsabsender und -empfänger Übereinkunft und Verlässlichkeit, besteht ist der einfachste Weg, beiderseits die entsprechenden Mails sicher zu löschen, da dann letztlich niemand mehr beweisen kann, dass die betreffende Rechnung nicht physikalisch den Empfänger erreicht hat. Solange aber noch entweder beim Sender oder beim Empfänger eine Kopie der Rechnungs-Mail gespeichert ist, kann diese verfänglich werden, da Mails diesen Inhalts zu den Handelsbriefen zählen, die genauso wie diejenigen aus Papier 10 Jahre SICHER aufzubewahren und bei Prüfungen auf Verlangen vorzuweisen sind, was vielen Geschäftsleuten offenbar nicht bewusst ist. Daher sind auch die empfangenen Online-Rechnungen samt den dazugehörigen Signaturen entspechend zu archivieren, um sie bei Prüfungen… Weiterlesen »

Johannes
13 Jahre zuvor

Juhu, endlich hat Tom mal einen Fehler gemacht. Hat schon jemand daran gedacht, ihn in den Kommentaren zu belehren?

hajo
13 Jahre zuvor

aber selbst atmen kann dieser Zeitgenosse doch, oder?
Aber das Thema Fax ist doch nicht wirklich abgehandelt worden: wenn dieses Super-Unternehmen über ein konventionelles Fax verfügt, könntest Du doch die Rechnung dorthin senden
.. dabei ist es Jacke wie Hose, ob Du es von Deinem Rechner aus (elektronisch erzeugt = pdf) oder selbst von einem Hardware-Fax-Gerät sendest.
Hach, ist das Leben kompliziert 🙁
Gruß
Hajo

13 Jahre zuvor

@8 – Sonne

Mit dem Adobe Photoshop oder sonstigen Programmen ist es kinderleicht ein .pdf noch zu verändern.

Aber damit geht natürlich die digitale Signatur flöten. Es sei denn man unternimmt noch Anstrengungen in diese Richtung. Dennoch ist es nicht weniger Kinderleicht, eine Rechnung auf den Kopierer zu legen und mit Hilfe ein paar weißer Zettel und ein bisschen was selbst Ausgedrucktem auch den Inhalt komplett zu verändern. Dafür braucht es auch nur Schere, Kleber und etwas Verständnis für die Wahl der Schriftart.

Grundsätzlich gilt eben: Ich kann alles fälschen. Vom Abiturzeugnis bis zur Ehrendoktorwürde. Auch heutzutage! Die Frage ist nur, ob man nicht der Verhältnismäßigkeit endlich mal Tribut zollen sollte und eingestehen, dass Rechnungen über ein paar hundert oder meinetwegen tausend Euro nicht per signiertem .pdf-Dokument per E-Mail ausreichen. Und darüber sollte sich vor allem auch das Finanzamt mal Gedanken machen.

Gruß
Joe

Suzie
13 Jahre zuvor

Des Menschen Glück ist das vegetative Nervensystem. Wenn sie auch noch übers Atmen nachdenken müssten! Man mag es sich nicht vorstellen…

13 Jahre zuvor

@8 – Sonne

Mit dem Adobe Photoshop oder sonstigen Programmen ist es kinderleicht ein .pdf noch zu verändern.

Aber damit geht natürlich die digitale Signatur flöten. Es sei denn man unternimmt noch Anstrengungen in diese Richtung. Dennoch ist es nicht weniger Kinderleicht, eine Rechnung auf den Kopierer zu legen und mit Hilfe ein paar weißer Zettel und ein bisschen was selbst Ausgedrucktem auch den Inhalt komplett zu verändern. Dafür braucht es auch nur Schere, Kleber und etwas Verständnis für die Wahl der Schriftart.

Grundsätzlich gilt eben: Ich kann alles fälschen. Vom Abiturzeugnis bis zur Ehrendoktorwürde. Auch heutzutage! Die Frage ist nur, ob man nicht der Verhältnismäßigkeit endlich mal Tribut zollen sollte und eingestehen, dass Rechnungen über ein paar hundert oder meinetwegen tausend Euro per signiertem .pdf-Dokument per E-Mail definitiv ausreichen (sollten). Und darüber sollte sich vor allem auch das Finanzamt mal Gedanken machen.

Gruß
Joe

P.S.: Tschuldigung für doppelposting aber im ersten war ein sinnenstellender Fehler.

murry
13 Jahre zuvor

Ich hab bei posterjack mal ein Plakat für die Firma bestellt. Die Rechnung kam per Email als PDF. Auf der Rechnung stand: Auf Wunsch schicken wir Ihnen die Rechnung auch per Post. Also hab ich eine Email geschrieben und darum gebeten mir die Rechnung per Post zu schicken, damit auch alles seine Ordnung hat.

Die Rechnung kam, sah genauso aus wie mein Ausdruck und auf der Rechnung stand: „Auf Wunsch schicken wir Ihnen die Rechnung auch per Post“.

13 Jahre zuvor

Ja, warum denn einfach wenn es auch umständlich geht. Das hat schon meine Urgroßmutter gewußt. Und die Schilderung oben ist halt nur die Variante im Digitalzeitalter.

Wolfram
13 Jahre zuvor

Die GEschichte hab ich doch hier schon mal als Kommentar gelesen – wer hatte den noch geschrieben? Es ging um SAP…
Nur die persönliche Übergabe, die fehlte da.
Ich glaub, das hatte MacKaber zum besten gegeben…

martin III.
13 Jahre zuvor

ja, das liebe finanzamt – ich durfte auch schonmal für diverse online eingegangene rechnungen der letzten jahre die signaturen nachreichen. wobei ich glück hatte, es ist eben nicht so dass jede PDF-rechnung auch eine signatur hätte! die rechnungen für diverse käufe bei ebay-shops in diesem jahr waren allesamt unsigniert, um dem theater aus dem weg zu gehen habe ich die auch schön bunt ausgedruckt, gefalzt, gelocht und noch die ecken etwas geknickt damit sie „echt“ aussehen und die hyäne vom amt nix merkt. @buchhalter: die mitarbeiter des FA haben immer ermessensspielraum, wenn man also meckert dann nie über den gesetzgeber sondern immer nur über die verkniffene zicke vor ort – denn die (und nur die!) legt ganz allein im stillen büro fest ob die abgeheftete rechnung echt aussieht oder evtl. mal eine PDF gewesen sein könnte. und bei all den steuerprüfungen in all den jahren war noch nicht eine prüferin dabei die ich nicht sofort ohne bedenken im keller verscharrt hätte wenn ich nicht damit hätte rechnen müssen dass man mich erwischt. wer schonmal einen… Weiterlesen »

Skymninge
13 Jahre zuvor

Glückwunsch! So eine Engelsgeduld muss man erst mal haben.

Sensenmann
13 Jahre zuvor

*heuuuul* Gibt es tatsächlich solche Menschen, die es nicht fertigbringen, von 12 bis Mittag zu denken?

13 Jahre zuvor

Der Mann hat leider recht. Was haben wir uns schon für dämliche Sprüche anhören müssen, wenn wir auf §14 UStG hingewiesen haben. „Sie sind aber kleinlich“, „Das haben wir ja noch nie gehört“, Sie sind die einzigen, die sowas haben wollen“, etc, pp. Dieser Staat ist pleite und muss jetzt schon 8% des Staatshaushalts für Beamtenpensionen aufwenden, in bälde werden es 25% sein – das kann jeder ausrechnen. Dann kennt die Tante vom Finanzamt auch keinen Ermessensspielraum mehr und wenn nach 9 3/4 Jahren der Betriebsprüfer kommt, werden Sie feststellen, dass Sie sich all die Jahre umsonst den Allerwertesten aufgerissen haben. Selber ausdrucken nützt auch nix, wenn der Rechnungsaussteller die Email noch auf der Festplatte hat. Es gibt deshalb bei uns auf jede Emailrechnung folgende Antwort: „Wir bedanken uns für die per Email erhaltene Rechnung, die wir unter Hinweis auf §14 UStG nur als vorläufig und informativ betrachten können. Erst nach Eingang einer finanzamtfähigen Papierversion beginnen Skonto- und Verzugsfristen zu laufen“. Nach 2-3 Tagen kommt dann per Post eine Papierversion, die wir auch hätten selbst… Weiterlesen »

Silke
13 Jahre zuvor

Hallo Ihr lieben Digital-Füchse und Hobby-Fälscher :-)!
Wie bitteschön will das FA feststellen, ob mein Rechnungsempfänger seine Rechnung von pdf selbst ausgedruckt hat? Ich kann die Rechnung ja auch persönlich abgegeben haben, dann trägt sie auch keine postalischen Spuren.
Wichtig ist doch nur, dass auf dem einen Konto ein Betrag abgeht und der gleiche woanders eingeht.
Ich glaub ich geh mal nen Baum pflanzen 🙂

13 Jahre zuvor

@Silke
Dem FA ist es letzlich völlig egal, ob der Rechnungsempfänger das PDF selbst ausgedruckt HAT. Es reicht vollkommen aus, das es so hätte sein können, weil sich auf dem Rechner des RechnungsABSENDERS eine Mail mit dem betreffenden PDF befindet. Dann geht eben eine Kontrollmeldung raus, und wenn der Empfänger bei der nächsten Betriebsprüfung keine gültige Signatur für das PDF nachweisen kann, die gerichtsfest sicher stellt, dass das Dokument nicht nachträglich verändert wurde, wird eben die abgezogene Vorsteuer zurückgefordert. Was TATSÄCHLICH war, interessiert die einen feuchten Kehricht, insbesondere ist denen völlig egal, ob TATSÄCHLICH manipuliert wurde oder nicht. Selbsverständlich KANN der Prüfer einen Papierausdruck anerkennen, er MUSS es aber nicht, und wenn es im Zweifel was für das FA zu holen gibt ….

Wir reden hier übrigens nur von Rechnung im Verkehr zwischen Geschäftsleuten, Privatleute betrifft der Vorsteuerabzug nicht. Allerdings muss im Falle von Handwerksleistungen (Sanierung etc.), die bei der Einkommensteuer als Abzug berücksichtigt werden sollen ebenfalls eine ordentliche spezifizierte Rechnung vorgelegt werden.

turtle of doom
13 Jahre zuvor

Könnt ihr mir da was verraten… warum und warum und warum bloss müsst ihr Rechnungen dem Finanzamt zeigen?

Bei mir erhält die Steuerverwaltung bloss:
– Originale der Konto-Abschlüsse (Zins und Vermögen per 31. Dezember)
– Lohnausweise
– Belege über Geschenke (Schenkungssteuer)
– oder sonst noch Belege über irgendwas, das einen dazu berechtigt, das steuerbare Einkommen zu verringern. Wie Zahlungen an gemeinnützige Institutionen, Investitionen in Sonnenkollektoren, oder bis in die 1980 Jahre Bestechungsgelder an ausländische Personen.

Hier ist es üblich, dass Privatpersonen ihre Steuererklärung in 2-4 Stunden ausgefüllt haben.

Silke
13 Jahre zuvor

@ kall: Danke für die Aufklärung! Da ich keine Steuer auf meine Rechnungen schreibe und auch keine Vorsteuer von Eingangsrechnungen abziehe, bin ich somit hoffentlich unauffällig. Bin nämlich trotz 1,84 m lichter Höhe Kleinunternehmer (kleiner Brüller nebenbei).

Zoidberg
13 Jahre zuvor

@turtle of doom: Hier geht es aber nicht um Privatpersonen.

turtle of doom
13 Jahre zuvor

„Vorsteuer“ (Mehrwertsteuer, die man zurückverlangen kann) hab ich aufgeschnappt. Und das muss gut dokumentiert sein…

…19% vom Flugzeugträger, den ich letzte Woche gekauft hab, will ich wieder!

sich lieber nicht
13 Jahre zuvor

Das echte Problem ist ja eigentlich nicht, dass das FA eine digitale Signatur fordert, sondern dass es nur bestimmte Signaturen akzeptiert.
Eigenltlich sollte eine GPG-Signatur völlig ausreichen und eigentlich sollte man sowieso alle E-Mails damit signieren

Schatzi
13 Jahre zuvor

Bei uns wird in den nächsten Monaten auch das papierlose Büro eingeführt. Einige Tausend Akten werden verfilmt… und vorher müssen wir von jeder nocheine Fotokopie für unsere Registratur machen 🙂

turtle of doom
13 Jahre zuvor

„Das papierlose Büro wird erst nach dem papierlosen Klo Realität.“

Spruch von irgendwo…

Silke
13 Jahre zuvor

@ turtle: DANKE! Den Spruch hänge ich mir ins Büro. Wäre der Anfang einer Sinnsprüchesammlung. Gute Nacht Bestatterfreunde! Schade, das das Freundestreffen so weit weg ist. Wünsche Euch RIESENSPAß!

Designierter Komposti
13 Jahre zuvor

Leider ist das wirklich so, der Mann hat Recht und vermutlich einen Steuerberater, der ihm eingeimpft hat, dass er diesen Schwachsinn mitmachen muss, weil er sonst die Vorsteuer aus der eigenen Tasche nachzahlen muss, wenn der Betriebsprüfer kommt.

Wie der Betriebsprüfer das feststellt? Nun, zu den Unterlagen, die er einsehen kann, gehört auch der geschäftliche E-Mail-Verkehr. Wenn sich da der Rechnungsanhang im Posteingang findet, hat man schon verloren. Einfach löschen geht nicht, denn E-Mails müssen vorgehalten werden – seit Neuestem in einem Archivsystem, das die Unveränderlichkeit sicherstellt. Sowas gibt es, kostet vierstellig. Bisher weigere ich mich, das anzuschaffen. In dieser Größenordnung muss ich derzeit auch sinnvolle, teils dringende Investitionen zurückstellen.

So viel zum Thema Bürokratieabbau. Der war in den letzten Jahren so intensiv, dass ich bestimmte Geschäftsfelder aufgeben musste. Für einen Einzelkämpfer ist das bürokratieverursachte Haftungsrisiko in manchen Bereichen einfach zu hoch geworden. In anderen Bereichen darf man sich halt nicht scheuen, staatstragender Missionar für Schwachsinn zu werden. So wie der Mann, über den TOM mit seinem common sense den Kopf schüttelt.

Silke
13 Jahre zuvor

@designierter Komposti: Wir haben uns extra für diesen Zweck und wenn auch nur zur eigenen Belustigung einen Stempel mit dem Wort „Unsinn“ machen lassen.
Wenn man den erstmal auf das entsprechende Schriftstück gehauen hat, ist der Ärger sofort verflogen. Klappt immer!

13 Jahre zuvor

„staatstragender Missionar für Schwachsinn“ Schlimm ist halt, dass die Missionare für die Schwachsinnigen gehalten werden. Aber habe ich in meinem Posting (25) nicht die (Interims-)Lösung beschrieben?

ninsch
13 Jahre zuvor

Muss mich nun auch mal zu Wort melden… als so eine Dame aus der Buchhaltung. Ähnlich wie Rudibee schon gesagt hat: es ist tatsächlich so, dass wir die Rechnungen lieber in Papierform haben wollen. Per PDF geht schon, nur muss man da nachweisen, dass das Ding signiert ist, diese Signatur auch noch speichern und immer nachweisen können – wenn man’s richtig machen will. Dann muss ich also das PDF ausdrucken (papierloses Büro?? ha, bei uns nicht), die Signaturprüfung ausdrucken und dazuheften, und das ganze irgendwo noch speichern. Öhm, nein, da ist mir ne altmodische Rechnung per Post lieber.
Ich tippe mal, dass da im Finanzamt irgendein verknöcherter Entscheider hockt, dem das ganze neumodische E-Mail-Gedöns zu unheimlich ist, und deswegen so wirre Vorschriften ersonnen hat.
Eine Rechnung nur per Fax gilt nämlich – als ob man da nichts dran fälschen könnte. o.O

Designierter Komposti
13 Jahre zuvor

@Silke
[quote]
Wir haben uns extra für diesen Zweck und wenn auch nur zur eigenen Belustigung einen Stempel mit dem Wort „Unsinn“ machen lassen.
[/quote]

Das hat was. Darf ich mir die Idee klauen?

@Rudibee
[quote]
Aber habe ich in meinem Posting (25) nicht die (Interims-)Lösung beschrieben?
[/quote]

Hast Du, und danke für den Tipp 🙂
Bei diesem Thema musste ich aber einfach noch meinen Senf hinterlassen.

Aber nun zu den erfreulichen Dingen: draußen scheint die Sonne!
*Decke schnapp und Türe schließ*

Silke
13 Jahre zuvor

@komposti: Nur zu, das Ding wird Dir Freude machen! Solltest Du die Idee online vermarkten und damit rasend erfolgreich werden, einigen wir uns auf ne Beteiligung und schicke ich Dir eine Rechnung als pdf!! 🙂

irgendwie
13 Jahre zuvor

Hallo Tom!
Tatsächlich musst du doch selber feststellen, dass es für den Bearbeiter jetzt ein erheblicher Mehraufwand war, mehrmals mit dir zu telefonieren um dann selbst die Rechnung auszudrucken (mit deren Papier und deren Laserstrahler), die Rechnung zu knicken, zu den Empfangsdamen zu gehen und diese dort abzugeben…
Nimms mir nicht übel, aber hättest du sie einfach eingetütet (und die 55 Cent Porto gezahlt), dann wäre es letztlich für alle Beteiligten einfacher und dadurch auch effizienter gewesen, auch wenn es auf den ersten Blick vielleicht verquer scheint.

Klaus
13 Jahre zuvor

Hmmm, also ich glaube nicht an das papierlose Büro, das ist doch totaler nonsens!

Ich kenne keine Firma wo das wirklich vernünftig funktioniert!

Und dann noch die Mails, Gebührenbescheide, etc. mit dem Satz:

„Dieses Dokument wurde elektonisch erstellt und ist auch ohne Unterschrift gültig.“

Wem oder was soll ich da vertrauen.

Mir als Privatmann ist völlig egal, wie ich eine Rechnung bekomme, ich bezahle und kann das anhand der Kontoauszüge nachweisen.
Alle Firmen die rechtsverbindlich alles nachweisen müssen, tun mir leid!!!!!!!

Neuling
13 Jahre zuvor

Die Diskussion hat alle Aspekte bis auf einen bereits dargelegt.

Es fehlt einzig noch die Info, dass das Falten von PDF-Rechnungen um den Anschein zu erwecken, sie seien postalisch eingegangen, von böswilligen Prüfern auch gerne als (versuchter) Steuerbetrug gewertet werden kann und daher ein Strafverfahren droht.

Daher ist diese Idee eine der unklügsten in diesem Zusammenhang überhaupt.

Ronald
13 Jahre zuvor

In der neusten iX steht, dass das ab 2012 vereinfacht werden soll. Dann ist es den Firmen selbst überlassen, wie sie die Authentizität einer Rechnung bewerten.

13 Jahre zuvor

Vermutlich kommt die Regelung noch in diesem Jahr, aber bis dahin ist Vorsicht angebracht.

http://www.collmex.de/elektronische_rechnung_per_email.html

URS
13 Jahre zuvor

Wow, schon 46 Kommentare!

Das papierlose Büro gabe es schon vor langer Zeit, als man seine Texte noch in Steintafeln gemeißelt hat.

Mein Büroschreibtisch hat die Größe von 15 DIN-A3-Blättern, der Monitor etwa von einem Blatt davon. Projekte lassen sich mit ein paar Ausdrucken wesentlich besser bearbeiten als mit wildem Herumgeklicke auf einem zu kleinen Fenster der EDV.

13 Jahre zuvor

Wir haben unser Unternehmen in den letzten Jahren fast komplett papierlos gestaltet. Als Steuerberater verwendeten wir bis vor kurzem auch noch elektrische Tischrechner. Nachdem wir die auch noch verbannt hatten gibts kein Papier mehr auf unseren Schreibtischen.

turtle of doom
13 Jahre zuvor

Aha, so dass die Steuerfahnder gar nichts mehr finden können… 😛




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