„Nur was Du schwarz auf weiß besitzt, das kannst Du getrost nach Hause tragen“, so lautet eine alte Weisheit und steht in ihrer schlichten Wahrhaftigkeit dem papierlosen Büro absolut entgegen. Schon in den mittleren 60er Jahren prognostizierten einige Futurologen, irgendwann hätten wir einmal das berühmte papierlose Büro. Als sich dann die Computer weiter verbreiteten als es die Eierköpfe jemals für möglich gehalten hätten, gab man den Benutzern eigentlich alles an die Hand, um schnell und kostengünstig tatsächlich den Weg hin zum papierlosen Büro gehen zu können.
Ein papierloses Büro, das hätte was. Keine Aktenordner mehr, keine Berge mit Papier auf meinem Schreibtisch, leere Briefkästen; alles ist elektronisch gespeichert, Dokumente werden nur noch am Bildschirm angeschaut und bearbeitet und gespeichert wird alles ebenfalls elektronisch.
Aber wie ist die Realität?
Egal was für tolle Mechanismen uns Hard- und Software zur Verfügung stellen, egal wie viele Möglichkeiten für ein papierloses Büro es gibt, kaum jemand nutzt das konsequent und meiner Meinung nach ist die Papierflut von Jahr zu Jahr größer geworden.
Ein besonderes Beispiel ist mir jetzt erst wieder untergekommen.
Wir haben bei mehreren Banken Konten, nicht daß wir sie wirklich bräuchten, aber unsere vorwiegend ältere Kundschaft meint immer, es sei für sie praktischer, wenn wir auch ein Konto ausgerechnet bei ihrer Bank haben. Also haben wir bei den wichtigsten Geldinstituten ein Konto. Bei einem Geldinstitut, das keine Bank ist, dessen Namen ich aber jetzt mal verschweige, hatte sich die Notwendigkeit zur Klärung eines Geschäftsvorfalls ergeben. Nichts Besonderes oder Weltbewegendes, aber Klärungsbedarf bestand.
Also setzte sich Herr Michael Trömker-Sohnemann hin und schrieb mir einen Brief, wiewohl bei diesem Geldinstitut meine E-Mail-Adresse sehr wohl bekannt ist. Auf A4 übersandte man mir anderthalb Sätze, die dann von zwei Leuten unterschrieben wurden. Umschlag, Frankierung, Postversand, Umschlag öffnen und entsorgen, Brief auffalten, Eingangsstempel, anderthalb Zeilen lesen…
Die Antwort auf die gestellte Frage wußte ich sofort, tippte kurz eine erläuternde E-Mail an Herrn Trömker-Sohnemann und damit war für mich die Sache erledigt.
Gut 14 Tage später bekomme ich wieder einen Brief, in dem mir mitgeteilt wird, nun sei die Sache geklärt, vielen Dank, zwei Unterschriften.
Ich frage dort mal nach, warum das denn so lange gedauert habe.
Ja, meine Mail sei zwar an troemsohn@bankname.de adressiert, aber diese Mails gingen alle bei der zentralen IT-Abteilung in der nächsten Kreisstadt ein. Dort kam sie, sagen wir mal, montags an. Am Dienstag wurde die Mail dann gesichtet und ausgedruckt, danach kam sie in die Hauspost und wurde an eine Abteilung weitergeleitet, die ein Begleitschreiben ausfertigt. Meine Mail und das Begleitschreiben wurden dann am Mittwoch auf den Postweg zur Filiale des Herrn Trömker-Sohnemann gebracht und trafen am Freitag bei ihm ein. Freitags macht Herr Trömker-Sohnemann aber schon um 12 Uhr Feierabend, weil er sich mit seiner Frau die Stelle, die Kinder oder den Erziehungsurlaub teilt, jedenfalls teilt er sich irgendwas und es hat mit Kindern zu tun.
Montags gegen Mittag wandte sich Herr Trömker-Sohnemann dann meiner Mail zu, las sie, wußte gleich etwas damit anzufangen und diktierte eine Antwort. Das Band mit seinem Diktat wurde dann mit Begleitzettel per Hauspost wieder in die Kreisstadt gebracht, dort getippt und dann wiederum per Hauspost Herrn Trömker-Sohnemann zur Unterschrift übersandt.
Da Trömker-Sohnemann nur in Amtsverwesung tätig ist, darf er nicht alleine unterschreiben, sondern muß alles noch einer Kollegin in der Filiale im Nachbarort vorlegen, die dann immer die zweite Unterschrift produziert. Das geht natürlich, man rät es leicht, per Hauspost über die zentrale Versandstelle und keineswegs direkt.
Ich höre hier auf.
Mir tut so was weh.
Ich habe noch einmal die wichtigsten Schlagwörter (Hashtags) dieses Artikels für Sie zusammengestellt, damit Sie sich besser orientieren können:
Schlagwörter: büro, Lektorin A, papierloses
Seid gegrüßt,
jaja, papierlos …
Wareneingang, Ware wird eingescanned, der Lieferschein auch und als PDF abgelegt, damit ihn jeder abrufen kann.
Das reicht allerdings den Abteilungen nicht, also wird er einmal im Wareneingang kopiert und geht mit ans Warenhauptlager.
Dort wird geprüft, ob das Produkt eingelagert, oder weiterverteilt wird. Ihr ahnt es, wenn es weiterverteilt wird,
kommt die nächste Kopie.
Sind in einem Karton verschiedene Produkte für verschiedene Abteilungen … ja nu, dann wird entsprechend oft kopiert.
Das PDF gammelt derweil auf unserem Server herum und verbraucht dort einfach Speicherplatz, willkommen in der Zukunft.
-.-
Genauso habe ich das beim Finanzamt erlebt. Antworten auf meine Emails kamen ebenfalls schriftlich nach gut einer Woche bei mir an. Verwaltungsonanie sage ich da nur….
Amtsschimmel, ick hör dir wiehern … au weia.
Aber die Mär vom papierlosen Büro … meiner Erfahrung nach bedeutet das lediglich, dass große Mengen _Papier_ _lose_ herumliegen 😉
(v.A. weil es an den erforderlichen Ordungsmaterialien wie Hefter, Tacker etc. fehlt, man hat ja schließlich das papierlose … )
Ist bei der GEZ scheinbar genauso. Das dauert im Durchschnitt 1-2 Monate, bis ich eine postalische Antwort auf meine Mail bekommen habe.
Dass man allgemeine Anfragen per Mail per Briefpost beantwortet ist unsinnig. Dass dich das Finanzinstitut allerdings per Brief bezüglich eines Geschäftsfalles kontaktiert, ist schon richtig so. Das nötige Signatursystem ist noch nicht genügend verbreitet und im Moment ist die Gefahr noch zu gross, dass Leute auf falsche elektronische Anfragen reinfallen würden.
Ja ne, schon klar. Nach so einen Aufwand wüsste ich, dass ich bei dieser Bank mein Konto kündigen würde, weil sie nicht effektiv und kostenorientiert arbeiten können.
*sing* es könnte alles so einfach sein …
also bei uns klappt das mit dem papierlosen Büro auch nicht. alle internen Vorgänge ja, aber alles was zB. mit Kunden zu tun hat wird zwangsweise wieder per Papier erledigt („ich habe gar keinen Computer!“)
Wooohoooo!!!
Ich werde ein Vermögen verdienen, in dem ich der Bank Schulungen zum Thema „E-Mail weiterleiten“ anbiete 🙂
Mein Mann arbeitet in einer Krankenkasse. Da wird alles eingescannt und dann bearbeitet. Klingt ja hypermodern. Klappt so lange, bis mal wieder ein Systemausfall ist. Dann kann man nicht mal irgendeine Frage beantworten, weil alles im PC eingespeichert ist. Also sooo toll ist das mit dem papierlosen Büro dann auch nicht
Wir hatten mal nen Kollegen, der hat die untereinanderstehenden Zahlen in einer Exceltabelle per Hand (nein, ich sage nicht „händisch“) mit einem Taschenrechner addiert und die Summe dann unten eingetippt! Ist wirklich wahr!
Stimmt, manchen Aussenstehenden sind solche Abläufe unlogisch und aufwendig. Tatsache ist aber, dass Banken strengen Prüfungen, gesetzlichen Bestimmungen und einer besonderen Aufsicht (BaFin) unterliegen. Deshalb sind eMails i.d.R. gar nicht für den täglichen Geschäftsverkehr zugelassen und Briefe benötigen zwei Unterschriften, denn in Banken gibt es das i.d.R. ausschliessliche Vieraugenprinzip! Viele Banken würden sich das sicherlich anders wünschen, aber dürfen nicht wie sie wollen, da die Prüfung hier strenge Maßstäbe ansetzt!
…und in vielen Behörden ist es den Mitarbeitern sogar *verboten*, Mails direkt zu bekommen. Das wird schön alles zentral an die Poststelle gesandt, natürlich erst, wenn der Virenscanner die Freigabe erteilt hat, ausgedruckt, zugestellt und schriftlich beantwortet. Und wieder in die Post gegeben.
Das Mailsystem wird aber gerne und viel genutzt für alle möglichen privaten und geschäftlichen Mails. Die geschäftlichen Mails werden hübsch in die Mailordner sortiert und liegen dort bis zwei Jahre nach Pensionierung herum – egal, wann das „interne“ Verfallsdatum ist. Vorher allerdings werden sie ausgedruckt und hübsch abgeheftet – denn schließlich läuft ja nicht jeden Tag die Bandsicherung, die, unter anderen unwichtigen Dingen wie den Arbeitsdaten, auch die persönlichen Speicherplätze der Beamten sichert.
Daß die privaten Mails nicht auch ausgedruckt werden, liegt einfach daran, daß die Powerpoint-Jux-Präsentationen als unbewegtes Papiermonster einfach nicht so gut rüberkommen – und wie man ein youtube- oder mpeg-Video ausdruckt, wissen die meisten Benutzer (glücklicherweise) eh nicht.
Salat
Sehr sinnig ist auch die Methode die bei uns praktiziert werden muss, weil es von einem großen Dienstleistungsunternehmen so gefordert wird:
Auftrag am PC erstellen -> ausdrucken und unterschreiben -> einscannen und per LotusNotes an den Support senden
Als wenn die LoNo Signatur nicht als Unterschrift reichen würde….
Ich weiß nicht, was ihr wollt – DIE schaffen Arbeitsplätze!
Kommt mir irgendwie bekannt vor ^^ Gestern eine Mail an die Bahn geschrieben, 2 Minuten später die Antwort erhalten:
„Ihre Anfrage ist bei uns eingegangen und wird schnellstmöglich bearbeitet.
Sie erhalten von uns eine Antwort in Form eines Briefes.
Bis dahin bitten wir Sie um etwas Geduld.“
Tss…
Bürokratie und lange Wartezeiten bei Amt&co sind natürlich ein Problem, ich frage mich aber, ob die vollständige „Vernetzung“ und „Vertechnisierung“ der Arbeitswelt nicht auch Nachteile haben kann!
… Ich arbeite im Bereich IT. Wir sind natürlich unglaublich abhängig von den PCs, funktionierendem Internet und Strom, vor kurzem war hier ein Stromausfall. Nach ca. 10 Minuten brach schon Panik unter den Kollegen aus… In kürze bekommen wir einen neuen Serverraum in einem ganz anderen Teil der Statt, damit im Falle eines Brandes in unserem Haus die wichtigen Daten gesichert sind.
Die Frage ist ja, was einem lieber ist, Aktenordner oder völlige Abhängigkeit von der Technik!
zum thema „sicherheit und vorschriften“: dass man die als bankangestellter befolgen muss ist klar, nur gaukelt das system dem bankkunden sicherheit nur vor. wer emails „fälscht“ kann mit dem gleichen (oder fast noch weniger) aufwand auch wunderbar echt aussehende briefe verschicken, schön mit unterschriften und stempel versehen. der kunde kann das von einem original kaum unterscheiden, also ist das ganze bohei mit doppelzeichnung usw. letztlich für die katz – ausser natürlich für die interne absicherung, falls mal wieder sündenböcke gebraucht werden …
Ist nicht zuhufällig ne Sparkasse? ;-))
Seid das papierlose Büro „modern“ ist, wird mehr Papier verbraucht als jemals zuvor.
Mein Papierlieferant hat regelmäßig engpässe. Anfang April ne Palette Papier bestellt, anfang der Woche kam es dann endlich.
Wir sind in der zwischenzeit echt auf dem Zahnfleisch gegangen und hatten Angst die Kopierer mangels Papier stillegen zu müssen.
Das könnte auch eine Episode aus dem Buchbinder Wanninger sein… nur das Karl valentin schon seit 60 Jahren tot ist. Jedenfalls hab ich mich köstlich amüsiert.
Grüße!
naja, irgendwo müssen die ganzen arbeitslosen ja hin, und was wär da besser als runden zwischen außenstellen und zentrale zu fahren? ^^
Ohje.
Ich weiß nur: In der Bank, in der ich arbeite, kann man mails direkt an seinen berater schicken und die kommen dann auch gleich dort an. Und die darf man auch beantworten *lach*
Ob Briefe geschickt werden hängt davon ab, was geschrieben wird, es gibt ja durchaus Dinge, wo eine Unterschrift drauf sein muss.
Aber das papierlose Büro ist sowieso eine Mär. Alles, was gespeichtert wird, wird zusätzlich nochmal ausgedruckt, ganze Ordner voll, so viel wird weggeworfen und die Papierverschwendung ist überhaupt unglaublich hoch. Also das wird so schnell nichts 😉
Zum Thema papierloses Büro ist mir spontan eine alte c’t-Schlagseite eingefallen 🙂
http://www.heise.de/ct/schlagseite/99/11/
Man, die ist echt schon fast 10 Jahre alt – wie die Zeit vergeht.
Wie soll der Mitarbeiter beweisen, dass er heute ws getan hat? Einen Brief kann man anfassen, eine E-Mail nicht. Und wenn es einen Festplattencrash gibt, ist die dann auch verschwunden.
„Bei einem Geldinstitut, das keine Bank ist, dessen Namen ich aber jetzt mal verschweige“ – weiss bescheid 🙂
Also ich muss sagen dass ich extrem gute Erfahrungen mit meiner (historisch begründet) als Bauernbank verschrieenen Bank gemacht habe ;).
Nach einem Beratungsgespräch Onlinebanking einrichten lassen und hatte was vergessen. Also Mail an meine Lieblingsbankberaterin und nach ein paar Stunden ging alles und eine nette Antwortmail lag im Postfach.
Genau so schnell war übrigens auch die Verwaltungsbeauftragen für Onlinebanking, die mir ganz freundlich erklärt haben warum mein Verbesserungsvorschlag zwar total Sinnvoll aber leider nicht umsetzbar ist. Nur der Dankeschön-Kulli kam dann doch noch mit der Post, und nicht als Anhang 😛