Papierloses Büro

Für Firma F. haben wir einen kleinen Nebenbeiauftrag erledigt. Konkret ging es um eine Beratungsleistung, die per Telefon und Mail erfolgte. Nachdem das alles erledigt war, habe ich dem Unternehmen eine Rechnung geschickt.
Ordentliches Word-Dokument mit Briefkopf und allem Drum und Dran in PDF umgewandelt und als E-Mail-Anhang abgeschickt.

Ruft mich der Marketing-Mann an und sagt, er müsse die Rechnung unbedingt auf Papier haben, sonst würden die zwei Damen in der Buchhaltung die nicht anerkennen.

Klar, sage ich, das könne er gerne haben, aber im Grunde sieht die Rechnung dann keinen Deut anders aus, als wenn er jetzt eben das PDF-Dokument kurz bei sich ausdrucken würde.

Ja, das wäre ja dann nur ein Laserdruck, das gehe ja mal gar nicht, meint er.

Bei uns seien das aber auch nur Laserausdrucke, es gibt da wirklich keinen Unterschied.

Ja, aber wenn wir das mit der Post schicken, dann hätte die Rechnung zwei Knicke und dann wirke sie doch um einiges authentischer.

Die könne er sich doch eben mal fix selbst da reinknicken, meine ich und er kommt ins Grübeln. Darüber müsse er mal nachdenken und würde mich deshalb später nochmal anrufen.

So, er habe jetzt mit den Damen aus der Buchhaltung gesprochen. Das sei nämlich so, daß das Finanzamt die Rechnungen per Mail nicht anerkenne und deshalb müsse ich die bei mir ausdrucken, knicken, eintüten, frankieren und hinschicken.

Klar, sage ich ihm, das würde ich ja auch so machen, obwohl es ja Quatsch ist, denn er könne die ja eben auch selbst ausdrucken und knicken und den Damen einfach in den Eingangskorb legen.

Neeee, aber so geht das ja gar nicht! Der Weg ist so, daß alle Rechnungen bei den Damen eingehen und die dann die Rechnungen an die einzelnen Abteilungsleiter, also auch an ihn, zurückgeben, damit diese dann ihren Stempel und ihre Unterschrift draufmachen, damit die Damen in der Buchhaltung wissen, daß das in Ordnung geht und bezahlt werden kann.

Ja, meine Güte! Dann möge er doch nach dem Ausdrucken und knicken gleich seinen Stempel und die Unterschrift draufmachen.

Neeee, auch das gehe nunmal gar nicht, denn die Damen machen vorher unten immer so eine Vorgangsnummer drauf und die fehle ja dann.
Und überhaupt hätte die gesagt, daß das Internet ganz unsicher sei und wer seine Rechnungen als Mailanhang sende, der sei vermutlich auch halbseiden.

Gut, sage ich, ich würde ihn ja heute auf einer bestimmten Veranstaltung sehen, dann könne ich ihm die Rechnung ja auch eben in die Hand drücken.

Ja, das geht natürlich, meint er.

Ach? Und wie ist dann der Ablauf?

Ja klar, dann gebe er die Rechnung bei der Poststelle ab und die leitet die an die Damen weiter, die machen ihre Vorgangsnummer drauf, geben die Rechnung an ihn zum unterschreiben und abstempeln und dann geht sie wieder zurück zur Buchhaltung.

Gut, dann drucken Sie jetzt meinen Mailanhang aus, knicken ihn brav zweimal und geben Sie die Rechnung auch einfach unten bei der Poststelle ab.

Das gehe jetzt nicht, der Mann von der Poststelle habe schon Feierabend und komme erst am Montag wieder.

Hmmm, wie er das denn gemacht hätte, wenn ich ihm die Rechnung auf der Veranstaltung in die Hand gedrückt hätte.

Ja dann würde er die Rechnung am Montag bei der Poststelle abgeben.

Dann machen Sie das doch mit meiner ausgedruckten und zweimal geknickten Rechnung auch so.

Ach ja, das könne er machen, stimmt ja.

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